Переезд офиса в новый бизнес-центр

20 декабря 2022 г.

Для того чтобы переезд был оперативным, нужно совершить несколько последовательных шагов. Одна из главных ошибок при смене офиса — отсутствие плана предварительной расстановки мебели. Направленные на переезд ресурсы будут использоваться намного эффективнее, если все нужные перегородки и рабочие места будут заранее распланированы и отмечены на плане офиса.

Представителями управляющей компании бизнес-центра при необходимости может быть оказана помощь в организации рабочих мест сотрудников. Для этого нужно сообщить информацию о численности персонала и габаритах мебели, изложить требования к функциональному зонированию помещения и получить чертёж с планом на электронную почту.

Состав арендаторов бизнес-центра достаточно подвижен. Перед тем как предложить освободившуюся площадь очередным интересантам, управляющая компания проводит ряд мер подготовительного характера. Если это необходимо, выполняется косметический ремонт, осуществляется замена напольных покрытий, проверяется оборудование, делается уборка.

Офисное пространство, насколько это возможно, адаптируется под требования новых арендаторов. После внесения предоплаты по договору на основании утвержденного проекта при необходимости могут быть проведены работы по изменению расположения электрических и сетевых розеток. По желанию арендатора могут быть перекрашены стены, установлены или демонтированы лишние перегородки.

Все современные бизнес-центры оснащены грузовыми лифтами, поэтому поднимать коробки на этажи по лестнице собственными силами не понадобится. К любому зданию можно подъехать поближе. Рекомендуется поставить машину для разгрузки напротив холла грузового лифта, чтобы расстояние от транспорта до кабины лифта было минимальным. Грузоподъемность подъемного механизма составляет более тонны, что позволяет разгрузить машину за один раз. Арендатору останется только расставить по местам мебель, подключить оргтехнику, разложить офисные принадлежности — и приступить к работе на новом месте.

Еще одним важным аспектом является количество грузовых машин, необходимых для переезда. Транспорта понадобится гораздо меньше, если компактно упаковать все вещи. Мебель лучше разобрать, а мелкие вещи и документы аккуратно сложить в коробки.

Затраты на упаковочные материалы, которые могут понадобиться при переезде, крайне незначительны, в то время как преимущества от их использования бесспорны:

• вещи не потеряются при переезде и будут в исправном состоянии;
• сократится время, необходимое на загрузку и разгрузку коробок с офисными принадлежностями;
• освободится дополнительное место в грузовом автомобиле;
• упростятся погрузочно-разгрузочные работы.

Надо также отметить, что для профессиональных грузчиков услуга упаковки мебели, как правило, включается в набор оказываемых услуг.

Обычно переезды в новый деловой комплекс совершаются в первой половине дня, но обстоятельства допускают и более позднюю транспортировку. Многие бизнес-центры работают круглосуточно и без выходных. Учитывая такой график, некоторые расчетливые арендаторы предпочитают заняться переездом в выходные дни или в вечернее время, получая при этом ряд преимуществ:

• загруженность дорог невелика;
• отсутствуют транспортные пробки;
• на переезд не тратится рабочее время.